Общие сведения о предприятии необходимы для подготовки к последующим этапам обследованию. К общим сведениям относят:

- полное и краткое наименование предприятия

- описание основных видов деятельности предприятия

Сведения о предприятии могут быть размещены официальном сайте компании или получены по запросу от представителей Заказчика

Стратегические цели и задачи предприятия, а также ключевые показатели эффективности значимые для руководства предприятия Заказчика необходимы для:

• понимания ожиданий заказчика
• грамотного экономического обоснования необходимости тех или иных функций системы

Указанные данные могут быть получены:

• в формализованном виде от представителей Заказчика, если соответствующий документ разработан и может быть передан третьим лицам – Исполнителю;
• сформулированы по итогам беседы с сотрудниками коммерческой (другой ответственной) службы предприятия заказчика, либо управленческим персоналом (менеджерами).

Схема организационной структуры предназначена для моделирования организационной структуры предприятия в целом и отдельных его подразделений с возможностью детализации вплоть до отдельных должностей и персоналий

Формализованная организационная структура служит достижению следующих целей:

• определение границ применимости системы;
• определение перечня сотрудников, которых необходимо опросить (потенциальных ключевых/конечных пользователей, экспертов, заинтересованных лиц);
• определения перечня сотрудников, которых необходимо включить в матрицу коммуникаций (потенциальных ключевых/конечных пользователей, экспертов и заинтересованных лиц).

Исходные данные для схемы или утвержденные схемы могут быть получены от инспектора по кадрам. Необходимо так же получить контактные данные (телефоны, адреса электронной почты) специалистов/подразделений, включенных в организационную структуру

Уровень технической оснащенности определяется на основании характеристик существующего контроллерного, серверного, сетевого, клиентского оборудования, качества и скорости соединения, КИП и сетевая инфраструктура. Указанная информация необходима для:

• оценки необходимости приобретения и установки дополнительного оборудования для развертывания системы;
• сопоставления технических характеристик оборудования и требований программных средств, планируемых к внедрению

Исходные данные могут быть получены в подразделениях АСУ ТП, информационных технологий и сервисных организациях предприятия

Указанная информация необходима для:

• оценки возможного числа контролируемых и регулируемых параметров;
• определения критически-важных узлов тех. процесса;
• определение границ применимости системы;
• разработки технических решений (оценки возможности автоматизации, сбора данных и интеграции)
• оценки условий и режимов функционирования будущей системы.

Исходные данные можно получить из утвержденных инструкций (технологических и должностных), затем в ходе бесед с сотрудниками, вовлеченными в процесс, необходимо зафиксировать расхождения в реальном рабочем процессе и нормативных документах.

Материальный поток – используемое в логистике понятие непрерывного изменения и движения продукта труда (полуфабрикатов или товарной продукции) по стадиям производства (технологическому маршруту).

Схема материального потока – это графическое отображение технологического маршрута движения материальных потоков. Схема материальных потоков должна содержать:

• наименования материального потока;
• наименования точек маршрута перемещения;
• способов перемещения между точками маршрута;
• точек идентификации материальных потоков (если они существуют).

Указанная информация необходима для:

• предварительной оценки возможности реализации системы сквозной идентификации;
• наименования точек маршрута перемещения;
• оценки возможного числа контролируемых и регулируемых параметров;
• оценки объемов данных к интеграции с существующими системами автоматизации.

Бизнес-процессы в совокупности с организационной структурой предприятия позволяют определить функциональные и информационные связи между различными подразделениями.

На данном этапе обследования достаточно описать бизнес процессы верхнего уровня. Бизнес процессы верхнего уровня - процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании.

Бизнес-процессы верхнего уровня определяются по результатам интервью с управленческим персоналом (менеджерами). Важно описывать процессы «как есть», без учета пожеланий по улучшению. Процессы необходимо разделить на 3 группы:

• управленческие - обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами
• основные - это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия
• обеспечивающие - процессы, обеспечивающие исполнение основных процессов

Разделение процессов на группы должно соответствовать видению представителей заказчика.

Классификатор «Подразделение - бизнес процесс - функции»

Чтобы определить степень участия подразделений предприятия в выполнении бизнес процессов верхнего уровня, необходимо определить какие функции в рамках конкретных бизнес-процессов выполняет подразделение. Формирование классификатора «Подразделение - бизнес-процесс - функция» (см. таблицу 3) позволит:

• определить границ применимости системы;
• определить перечень бизнес-процессов к декомпозиции (проводится на этапе детального обследования)

Недостатки работы существующих систем автоматизации, либо существующих процедур и регламентов работы, на которые указывают представители Заказчика в ходе бесед необходимо задокументировать. В случае, если «узкое место» попадет в границы применимости системы, следует действовать согласно одному из вариантов:

• разработать решения по его устранению (если это возможно);
• согласовать с заказчиком, как неустранимый проектный риск, и контролировать.

«Узкие места» удобно фиксировать в виде таблицы

Глоссарий представляет собой словарь наиболее часто употребляемой в документах терминов и сокращений.

Глоссарий разрабатывается и пополняется в течении всего проекта, на стадии предпроектного обследования в глоссарий должны быть включены:

• значимые термины предметной области;
• наименования ключевых узлов объекта автоматизации;
• наименования ключевых процессов объекта автоматизации;
• специфические аббревиатуры и сокращения, используемые персоналом объекта автоматизации;
• специфические аббревиатуры и сокращения из области информационных технологий, используемые в документации.

Глоссарий необходим для обеспечения:

• однозначного понимания ключевых терминов представителями Заказчика и Исполнителя;
• терминологического единства всех документов и материалов.

Глоссарий составляется по итогам бесед с представителями Заказчика и анализа документации Заказчика (исходные данные) и исполнителя (отчеты)